Návod na používání

Návod na práci s modulem Directmail

1. Práce s databází emailů
2. Práce s modulem Directmail – tvorba zprávy
3. Práce s obrázky
4. Možnosti odeslání a nastavení odeslání
5. Statistiky odeslání

PŘI PRÁCI S MODULEM MĚJTE NA PAMĚTI PRŮBĚŽNÉ UKLÁDÁNÍ VAŠÍ PRÁCE. JINAK SE VÁM MŮŽE STÁT, ŽE PO DOKONČENÍ PRÁCE, SE VÁM ZPRÁVA NEULOŽÍ A BUDETE MUSET ZAČÍT ZNOVU. DOPORUČUJEME PRŮBĚŽNĚ UKLÁDAT PRÁCI PO 5-10 MINUTÁCH.

1. Práce s databázemi emailů

Tyto databáze Vám usnadňují výběr správné klíčové skupiny zákazníků. Kontakty si můžete vkládat do skupin a poté tyto skupiny obesílat se speciálními nabídkami šitými na míru jim.

Databáze emailů lze vést přímo v administraci Vašich stránek či eshopů. Nemusíte tak vést evidenci svých zákazníků bokem, ale všechny emailové adresy mít uložené zde. Standardně DM umí pracovat s emaily ze všech pevných formulářů, knihy návštěv, objednávek, dotazů, které přes stránky na Vás ZK směřovali. Kromě toho modul může pracovat i s ručně vytvořenými databázemi kam lze kopírovat emaily odjinud.

Postup:
a) Přihlaste se do administrace
b) Zvolte záložku Global
c) Vyberte řádek Automatický rozesílač
d) Zvolte položku Databáze emailů
e) Standardně je zde nastavena databáze „vyřadit z databáze emailů“ – sem se shromažďují emaily těch, kteří Vám zasílání novinek odmítnou (podmínkou je, že kliknou na danou formuli uvnitř Vaší zprávy). Emaily se zde dají přidávat ručně (pokud Vám tuto informaci napíší klasickou odpovědí na Váš email) dle popisu níže. POZOR! odkaz na vyřazení z databáze funguje pouze při individuálním odeslání nebo odeslání každému příjemci zvlášť!
f) Zde pomocí tlačítka „+“ přidejte či pomocí tlačítka „popelnice“ odeberte databázi.
g) Pokud chcete přidat email, klikněte na tlačítko „ozubené kolečko“ a vložte emaily do kolonky „přidat email“. Pokud email naopak chcete z databáze vyřadit, vložte jej do kolonky „odebrat email“.

Tato databáze se využívají poté při odesílání a jak bude popsáno dále.

2. Práce s modulem Directmail – tvorba zprávy

ZÁKLADNÍ OBRAZOVKA PŘI OTEVŘENÍ MODULU

Po otevření výběru Automatický rozesílač se Vám zobrazí dvě okénka, jedno kde se ukládají rozepsané a neodeslané DM (zde se také vytváří nové) a druhé, kde se ukládají odeslané DM.

•    Grafická šablona – pokud máte grafickou šablonu, pak tuto šablonu stačí zkopírovat pomocí ikonky razítka, která je umístěna vpravo u daného DM.
•    Není grafická šablona – pokud nevyužíváte grafickou šablonu, pak nový DM vytvoříte kliknutím na „plus“ umístěné v levém horním rohu okýnka se seznamem neodeslaných DM
•    Ikonky obálky u DM – slouží k odeslání DM
•    Ikonka oka u DM – slouží k vytvoření náhledu hotové DM
•    Ikonka ozubeného kola – slouží k editaci DM
•    Ikonka razítka u DM – slouží ke kopírování DM (lze kopírovat jak odeslané tak neodeslané DM
•    Ikonka popelnice u DM – slouží ke smazání DM

TVORBA ZPRÁVY DIRACTMAIL

Práce s modulem DM je stejná jako s modulem článku na který jste zvyklí. Jsou zde stejné ikonky jako v administraci rozšířeného článku. <b>Pozor na délku odstavce. Maximální délka jednoho odstavce je 200 znaků.</b> Odstavců můžete použít kolik bude třeba.

a)    Vytvoříme prázdný DM (buďto kopií grafické šablony nebo přes plus v seznamu DM)
b)    Otevře se nám prázdná šablona či DM okno. Vzhledově vypadá stejně jako rozšířený editor článku a má také stejné funkce
c)    Upravíme nebo vepíšeme do řádku
d)    Do okna lze text psát či kopírovat z jiného zdroje. Doporučujeme text vložit bez formátování. Tj buď vepsat , nebo vložit jako prostý text (čtvrtá ikonka zleva v prostřední řadě). Zbavíte jej tak všech jiných forem formátování.
e)    K textu lze vkládat i obrázky či fotografie, odkazy na stránky apod. Vzhledem k omezenému množství dat, které můžete v rámci své varianty odeslat doporučujeme obrátky zmenšit v programu k tomu určenému (např. GIMP, XnView apod.)
f)    Na konec každého DM vložte proměnnou %vyrazeni_z_databaze% přesně v tomto znění. Zajistí Vám, že na konci zprávy se zobrazí možnost odhlášení z příjmu novinek na kterou má každý ZK dle zákona nárok.

POPIS FUNKCÍ DM
1.    Horní lišta – zde se nachází volby pro odeslání DM a pro práci s odesláním zprávy
•    Volba „zpět na výpis“ – vrátí Vás zpět na výpis neodeslaných a odeslaných DM
•    Volba „vybrat příjemce“ – umožní vybrat seznam emailů na které se má DM odeslat. Lze poté využít databáze emailů či ručně emaily kopírovat.  Funkce bude pospána níže.
•    Volba „náhled“ – poskytne Vám náhled jak bude DM vypadat
•    Volba „náhled adres“ – poskytne Vám náhled adres na které se Dm odešle
•    Volba „zachytit obrázky“ – umožní zvolit zachycení obrázků (není potřeba využívat)
•    Volba „odeslat test“ – umožní odeslat Vám test na vybranou emailovou adresu aniž by se email odeslal dalším osobám. Je vhodné využít k testování zprávy před ostrým odesláním ZK. Pozor test lze odeslat vždy jen na jednu adresu a funguje za podmínky, že ve volbě „vybrat příjemce“ je ALESPOŇ JEDEN EMAIL.
•    Volba „odeslat všem příjemcům“ – odešle email na všechny zvolené emaily
•    Pod těmito volbami najdete text, který Vás upozorní na skutečnost, kolik máte vyčerpáno ze své měsíční kvóty, také aktuální velikost Vámi tvořeného DM a předpokládanou dobu odeslaní a velikost a emaily, které máte uvedené ve volbě „vybrat příjemce“.

3. Práce s obrázky

Do zprávy DM lze vložit jakýkoliv obrázek či fotografii ve formátu jpg, png. Vzhledem k omezenému množství dat, které můžete v rámci měsíce odeslat, doporučujeme obrázky do zprávy následně upravovat v některém z grafických programů jako je XnView, Gimp aj. Úprava je poměrně snadná a zvládne ji i laik. Důvodem je, že po zmenšení obrázku tažením myší, zůstane zachována původní velikost nahrávaného obrázku v kB.

Aby se obrázky ve zprávě načítaly správně, je nutné tyto obrázky vložit přímo na stránky. Za tímto účelem doporučuji buďto vytvořit ve struktuře skrytou stránku s názvem např. FOTO DM, OBRAZKY PRO DM aj. , či druhou možností je na již existující stránku přidat pouze blok souborů ke stažení nebo galerii obrázků a pak zneaktivnit (vypnout), aby na webu nebyl stadardně vidět. Sem pak budete ukládat dané obrázky. Obrázky zde doporučuji ponechat. Bloky mají neomezenou kapacitu, můžete tedy vkládat obrázky bez omezení.

Postup vložení obrázku

a)    Obrázek uložíte z počítače na Vámi vytvořenou skrytou stránku či blok na stránkách. Obrázek můžete pro snažší orientaci pojmenovat, ale nemusíte. Po uložení si tento obrázek otevřete a kliknete si do příkazového řádku kde se nachází adresa tohoto obrázku. Poté dáte ctrl+c (obrázek se Vám tak uloží do schránky)

b)    Otevřete si modul DM a přes ozubené kolečko danou DM zprávu. Umístíte kurzor do místa, kam chcete daný obrázek umístit

c)    V nabídce ikonek na druhém řádku uprostřed vedle ikonky „kotvy“ naleznete ikonku „stromečku“

d)    Klikněte na ikonku „stromečku“ a do prvního řádku URL vložte přes ctrl+v adresu obrázku

e)    Zde máte možnost obrázek také editovat a upravit. K úpravě slouží záložka „vzhled“
•    Zarovnání – zmožňuje Vám umístit obrázek do textu a ovlivnit obtékání textu kolem něj. Volba probíhá prostřednictvím výběru na zobáčku. Vpravo pak lze vidět, jak bude obtékání vypadat
•    Rozměry – zde můžete ručně upravit rozměry obrázku, případně zjistit rozměr obrázku pro jeho další úpravy
•    Horizontální odsazení a vertikální odsazení – slouží jako možnost odsadit text od obrázku, aby nebyl text tak přilepený k obrázku
f)    Potvrdíme tlačítkem vložit

Obrázek se nám vložil do textu, pokud je obrázek příliš malý či potřebuje drobnou korekci vzhledem k textu, doladíme drobné úpravy tak, že klikneme na obrázek a prostřednictvím čtverečku na jednom z rohů jej upravíme do patřičné velikosti.
Pokud se nám obrázek vložil jako velmi veliký, je nutné jej upravit v grafickém programu, znovu nahrát a znovu vložit. V tomto případě postupujeme takto:

a)    V DM máme obrázek, který je velmi obrovský. Klikneme na něj a prostřednictvím čtverečku v jednom z rohů obrázku jej zmenšíme na požadovanou velikost

b)    Poté na obrázek klikneme pravým tlačítkem myši a zvolíme možnost „vložit/upravit obrázek“

c)    Dostaneme se opět do okénka editace obrázku, kde zvolíme záložku „vzhled“ a z řádku „rozměry“ si opíšeme daný rozměr

d)    Poté se můžeme vrátit do editace DM a obrázek smazat

e)    Spustíme si některý z grafických programů a upravíme daný obrázek na Vámi zapsané rozměry

f)    Takto upravený obrázek znovu nahrajeme do struktury stránek a zkopírujeme jeho adresu

g)    Znovu spustíme rozpracovaný DM, umístíme kurzor tam, kam chceme obrázek umístit a přes stromeček jej vložíme

h)    Do DM se nám tak vloží upravený obrázek, který případně lze ručně ještě doladit

i)    Samozřejmě obrázek může být klikací a vést na nějakou stránku. Odkaz vložíme prostřednictvím tlačítka „řetízek“ a zadáním odkazu.

4. Možnosti odesílání a nastavení odeslání

Pod editačním oknem najdete celou řadu možností nastavení Directmailu. Je zde také možnost přiložit k Directmailu až celkem 3 přílohy. Všeobecně platí, že by jste neměli měnit nastavení, které je zde dáno. Modul je již přednastaven tak, aby maximálně plnil svou funkci.

Přesto si zde můžete nastavit několik věcí, které Vašemu Directmailu dodají lepší vzhled. Jedná se o řádky Email od, a email test.
• Řádek „email od“ – zde zadejte emailovou adresu, na kterou chcete aby zákaníci v případě odpovědi odpovídali, tzn. Že na tuto adresu dorazí případná přímá odpověď ZK
• Řádek „email od název“ – zde uveďte název jak se má zobrazovat emailová adresa odesilatele. Pro příklad posíláte email z emailové adresy info@info.cz, pokud vyplníte email od název na Obchod Kulíšek, bude se ZK zobrazovat odesilatel jako Obchod Kulíšek, tedy neuvidí samotný email.
• Řádek „email text“ – zde se vyplňuje emailová adresa, kam chcete zaslat testovací email. Email lze vždy odeslat jen na jednu adresu a pokud chcete odesílat na více adres, je nutné vždy zadat jen jednu, uložit odeslat text, smazat ji a zadat druhou, uložit odeslat test atd. POZOR!!! Tato funkce je aktivní jen pokud máte v záložce „vybrat příjemce“ zadanou MINIMÁLNĚ JEDNU EMAILOVOU ADRESU.

Základní nastavení:
• Je nutné mít zatrženo Použít ALS SMTP server
• Volba Zachytit obrázky nastaveno na zachytit do přílohy
• Zaškrtnuta volba Každému příjemci zvlášť
• Zaškrtnuto Povolit analytické funkce pro tento directmail
• Zaškrtnuto aktivní

Vybrat příjemce – práce s databázemi a emailovými adresami
Jakmile máte DM hotov k odeslání, máte otestování jeho doručování a vzhled, je možné přistoupit k odeslání.
Odeslat lze dvěmi způsoby :
1. Přímo z hlavní strany modulu tlačítkem „obálky“
2. Přes tlačítko „odeslat všem příjemcům v editaci zprávy“

Před odesláním je nutné do zprávy vložit emaily, na které chceme zprávu odeslat. A právě zde můžeme zvolit dvě cesty – buďto pokaždé emaily ručně kopírovat nebo využívat výše zmiňované databáze.
• Ruční kopírování – kopírovat lze emaily hromadně z jakéhokoliv zdroje.
• Využívání databází emailů – po kliknutí na vybrat příjemce se zobrazí dvě okna „Pravidla pro získání emailů“ a „Pravidla pro vyřazení emailů“. S oběma volbami se pracuje na stejném principu. V řádku se zobáčkem vyberete danou databázi a kliknete na tlačítko „plus“ vpravo v daném řádku. Přes tlačítko „plus“ lze přidat i další databáze. Počet databází není omezen. Vámi vytvořené databáze vyberete prostřednictvím řádku, který se Vám objeví vpravo. Zde se Vám zobrazují názvy Vámi vytvořených databází, o kterých jsme se bavili na začátku.
V řádku „pravidla pro vyřazení emailů“ pak volíme databáze, které nechceme odesílat. Zde pak využijete právě databáze vyřazených emailů. Zobáčkem vybereme možnost databáze adres, klineme na tlačítko „plus“ a vpravo se zobrazí nový řádek, klikneme na zobáček a vybereme název „vyřazení z databáze“.

Jakmile máte vybrány adresy, potvrdíte uložit a zavřít a zobrazení se Vám počet emailů, na které se zpráva odešle. Robot sám vybere pouze unikátní emaily, tedy vyřadí emaily, které jsou v databázi vícekrát než jednou. Z praktického hlediska doporučujeme jako první a poslední email vložit své vlastní emaily. Máte tak zpětnou kontrolu, že dávka skutečně odešla celá. Poté můžete dát email odeslat všem příjemcům. Nebojte se, pokud počítač nějakou dobu pracuje. Délka jeho práce je úměrná velikosti a množství emailů na které se zpráva odesílá. Po odeslání se Vám email přemístí do tabulky odeslaných DM. Pokud by jste tento email chtěli někomu dodatečně odeslat, je to možné prostřednictvím jeho kopie. Tu získáte kliknutím na „razítko“ vedle zprávy. Poté můžete vložit do seznamu daný email a odeslat zprávu znovu. POZOR!! Email se Vám zkopíruje i včetně seznamu emailů, je tedy nutné tyto emaily smazat, aby nedošlo k opakovanému odeslání na všechny zadané emaily.

5. Statistiky odeslání

V rámci naší služby DM máte také možnost využívat statistiky návštěvnosti Vašeho DM. Vzhledem k tomu, že nemáme možnost „vloupat se do PC“ nejsme také schopni zajistit, že tyto statistiky fungují 100%. Tedy jejich výsledek nemůžete brát jako naprosto přesný. Přesto Vám může dát zajímavý obrázek např. o zboží, které zákazníky zajímá, o tom, koho co zaujalo (lze využít když ZK poté oslovujete) a mnoho dalších informací.

Statistiku naleznete u každého odeslaného DM. Je to ikonka „grafu“. Po jejím spuštění Vám bude počítat opět pracovat, nelekejte se, pokud to bude trvat déle. Opět doba zpracovávání je úměrná množství emailů na který DM byl odeslán. Tedy doba zpracovávání DM odeslaného na cca 4500 emailů může trvat i 10-20min.